如果您在担任项目管理工作时，您会发现许多任务是重复的、低效率的，处理这些工作所消耗的时间和公司的成本是一个巨大的负担。 您需要一款好的项目管理软件来帮助您提高工作效率，这篇文章将教您如何选择适合自己的项目管理软件。
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1. 适应团队规模
背景：不同团队的规模和组成不同，需要选择最合适的项目管理软件。说明：项目管理软件通常根据每个团队的特点进行功能设置，例如大型团队需要更复杂的功能，例如资源分配和任务分配。
步骤：了解团队的规模和组成。 经过与IDC和Gartner的沟通后，确定每个项目管理工具的可扩展性和性能，以确保系统能够在处理巨大数据集时保持极高的可用性。
功能：该软件是否提供适合团队的基本功能，例如资源库、时间跟踪和任务管理等。同时也需要检查软件是否可以进行自定义功能扩展，例如API和微软Power Apps等。
价值：软件所提供的最佳功能是否与其价格相匹配。
价格方案：与供应商联系，了解可用的不同方案和定价模型，例如订阅或永久许可证。
注意点：
1. 了解每个项目管理工具的限制，例如每位用户可用的存储容量或可以拥有的最大客户端数等方面。
2. 确保团队成员都可以轻松访问和使用该软件，免费和短期试用期正在流行，可以留意此类软件是否为您提供了免费试用。
举例：Trello适合小型团队的小块式项目，而Asana可以用于更大型团队，因为它可以更好地追踪信任和负责任。
2. 用户体验友好
背景：项目管理工具不应只是帮助用户完成任务的工具，好的项目管理工具也应该是强大，易用且充满魅力的工具。说明：好的项目管理工具应该是具有直观操作界面、自定义视图和仪表板等功能，可以节省时间和增强协作的工具。
步骤：检查软件是否有高可用性和可扩展性，是否简洁易用且适应了比常见的基本工作流程。
功能：了解软件界面是否易用且可以自定义，使用户可以跟踪他们最常用的视图，例如日历视图和列表视图。
价值：软件应该要有价格和功能的平衡，保证了准确的信息同时又不远超预算。
价格方案：供应商应该提供灵活且透明的定价方案，以使用户可以根据自己的需求和预算选择最合适的定价方案。
注意点：确保软件可以在多种设备上运行。 并且最好可以与您的其他业务软件进行集成。
举例：Jira提供基于泳道的工作流程、任何自定义仪表板、单击操作和多种列表视图。
3. 任务管理功能
背景：任务管理是项目管理中最重要和必要的工具之一，好的项目管理软件要能够帮助有效的管理任务。说明：好的项目管理软件能让用户轻松快速地分配任务、设置优先次序，以及让项目成员随时了解任务的进展情况。
步骤：选择软件后，首先需要设置任务。这需要根据任务列表来安排。最好使用可编辑的模板来快速完成。
功能：可以使用颜色，优先级，截止日期等来布置任务，检查任务进展，接收任务相关的电子邮件和沟通等等。
价值：软件所提供的任务管理功能是否与其价格相匹配。
价格方案： 查找供应商的不同价格选项，并查看哪些选项适合您的特定需求和预算。
注意点：任务分配不仅具有某个团队成员的名称，还包括他们的角色和任何参与人员。此外，某些软件(例如，Trello)还提供了一个麻烦免费的卡片计划系统，让您能够得到历史记录数据。
举例：Trello的模块化软件可以让您创建自己的任务板和管理任务。 Asana让您可以更好地理解团队的工作方式，并帮助团队完成任务。
4. 访问管理和角色设置
背景：为不同的团队成员提供访问权限对于管理大型项目而言至关重要，因此您需要一个好的项目管理软件来帮助您与客户或团队成员分享项目和数据，并保护对那些不应该拥有它的数据。
说明：好的项目管理软件应该可以让用户通过访问权限来控制团队成员、领导和顾客等的访问，从而保护数据和实现共享信息。
步骤：您需要在设置项目时对每个团队成员的每个角色进行规划和分配。 应该使用可编辑的模板来快速分配角色。
功能：使用软件控制对项目和系统的访问权限，根据实际情况为每个团队成员分配角色，提供一种科学的访问权力符合管理员和团队成员的需要。
价值：软件所提供的任务管理功能是否与其价格相匹配。
价格方案：查找供应商的不同价格选项，并查看哪些选项适合您的特定需求和预算。
注意点：要确保您的软件可以帮助您设置权限，并根据特定角色来规划/分配权限，适当处理与花费时间和资源有关的问题。
举例：Asana根据角色和权限设定，定义了一个基于IT、安全和管理的多层次安全体系结构。可以很好地帮助我们控制和访问各种任务和标签和禁用复制和剪切操作。
5. 绩效跟踪和报告
背景：为了最大程度地提高工作效率，团队领导需要实时监控任务完成情况和员工绩效，从而及时做出调整。
说明：好的项目管理软件能够跟踪任务完成情况、员工绩效和团队成员的参与情况，以帮助领导决策，并提供实时和定期的汇报。
步骤：任务完成情况和员工绩效指标应该清晰定义，并在跟踪软件中进行合理组织。
功能：软件提供实时和定期的报告功能、多种绩效指标和可视化的分析结果，从而帮助领导随时掌握任务完成情况以及团队成员的绩效。
价值：软件所提供的任务绩效跟踪和报告功能是否与其价格相匹配。
价格方案：在保证功能优越的前提下选择适合企业预算的价格方案。
注意事项：了解主要功能和数据的来源，以使您了解数据质量和准确性是否可靠。
举例：Podio软件提供了自定义的视图、自定义报表，以及预测性分析等所有预测维度。GanttPro为项目管理领域提供了图表、支持单独区域和过滤操作的甘特图、自定义显示项和基线视图。
6. 项目协作和交流
背景：好的项目管理软件应该具有良好的交流和协作功能，从而让整个团队成员可以互相协作和交换信息。
说明：协作和交流是现代项目管理软件中最重要的特点之一。好的项目管理软件可以提供与客户和团队成员之间的所有形式的沟通和交互。
步骤：确保软件拥有与公司的唯一需求一致的协作和沟通策略（包括屏幕共享、文本消息、视频音频通话等）。
功能：软件可以根据公司的需求满足各种协作和交流需求，内容可以在转台之间随时实现，以获得最佳的用户协作效益。
价值：软件所提供的协作和交流功能是否与其价格相匹配。
价格方案：在保证功能优越的前提下选择适合企业预算的价格方案。
注意点：确保您可以在多种设备和多个地区使用软件，确保支持所有必要的消息类型和文件类型。此外，加密和VPN可以帮助保护用户的敏感数据。
举例：Slack提供的即时消息、文件小鸟共享和沟通工作台与其它协作应用集成减少了指南和冲突。 Asana内置了聊天工具，可以分享社会化的信息等等。
7. 安全和技术支持
背景：对于任何需要访问和使用敏感数据的企业而言，安全和技术支持至关重要。
说明：好的项目管理软件必须提供最新的安全保障措施和完善的技术支持，因此您应该要选择那些已经建立了良好的品牌信誉并为其客户提供完善的技术支持的合作伙伴。
步骤：选择软件需要考虑供应商所采用的全面保护措施、服务水平以及数据备份和还原政策等。
功能：软件的安全功能是否得到了全面的保障。供应商是否有24小时在线技术支持，以确保您可以随时解决问题。
价值：软件所提供的安全和技术支持是否与其价格相匹配。
价格方案：在保证功能优越的前提下选择适合企业预算的价格方案。
注意点：根据自己的具体需求、预算和确保数据的安全性等要求来选择供应商和软件。 通过选择专注于安全和支持服务的供应商来获取最佳结果，以更好地保护您的数据。
举例：Zoho可以帮助您保护所有私人数据，并通过了SOC II接受审查。 Trello通过HTTPS加密所有的数据，同时使用来自SOC2审查的防火墙、风暴审核和团队级别的密码。
最后，我希望您根据本文中提出的建议和关键提示来选择适合您的项目管理软件。无论您是领导，项目经理还是团队成员，只要选择正确的项目管理软件，您就可以为您的工作和企业带来巨大的效益。
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