在软件项目开发中，项目管理文件管理是其中一个非常重要的工作。如何做好项目管理文件管理工作？本文从不同维度出发，阐述做好软件项目管理制度的一些技巧和方法。
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一、制定项目管理文件管理制度的必要性
1.规范行为
软件项目管理文件是软件项目管理过程中的重要组成部分，能够规范软件项目的各种行为，包括管理、开发、测试等方面。
2.提高工作效率
软件项目管理文件能够明确每个岗位的职责，使得管理工作更加有序，能够提高工作效率。
3.防止风险
在软件项目管理过程中，文件的规范使用可以防止一些潜在的风险，如文件遗失或不当利用等。
二、建议制订项目管理文件管理制度的大纲
具体的项目管理文件包括任务书、需求文档、设计文档、测试文档、验收文档、变更申请、状态报告、会议记录等。每个项目管理文件所涉及的内容都不尽相同，因而制订文档管理流程是非常重要的。
1.流程划分
项目文件管理应当明确从编制到使用、修改、审核、发布等环节的详细步骤和时间要求。
2.文档类型明确
制订项目管理文件管理制度时，需要将各种管理文件加以分类，明确类型，确保文件规范可操作性和重复利用。
3.流程标准化
需制订相关标准规范，包括文件命名规范、格式书写规范、审核条例和文档归档规定等。
4.文档采用的权限控制
制订一个文档管理评审委员会，建议严格控制外部成员对代码文档的访问和修改权限等。
三、建立好的文档管理流程
1.制定计划
制定好项目管理文件的编写计划，列出文档所涉及的事项、时间、人员、资料、工作进度、质量要求和回顾计划等
2.文件编写
文件编写是文档编制的重要环节，表述一定要准确见略，具体可参考行业标准，保证标准的统一性。
3.文件审核
审核是以保证了文档的质量和标准。
4.文件发布
文件发布的相应流程，可以通过邮件、内网发布、贴公告等等的方式来进行发布。
四、文档变更管理制度
1.制定变更管理流程
对于文档的变更管理要有一个详细的流程描述，从如何提单，到由谁审核和批准，多长时间内完成变更后的文档发布等，都需要充分合理地考虑，在团队内和相关人员中制订变更管理流程，尽可能地预示所有可能出现的问题。
2.建立变更管理委员会
变更管理委员会是由专家组成的小型工作组，主要从公司内部选拔，关注于公司的成本、效益和绩效等因素，通过审查文档变更，更好地利用公司的资源。
3.建立变更管理日志
在文档变更管理过程中，需要对变更过程进行记录、汇总和分析，建立变更管理日志，以便后续查看。
五、 如何发布管理文档
管理文档经过审核定稿后，需要进行发布，使得所有团队人员均可访问。下面列出几种途径。
1.邮件类型的文档分类发送
将文档通过邮件的方式分别发送给有关岗位的人员。
2.网盘类型的文档分发
也可以将软件文档通过类似于蓝鲸文档等第三方网站或企业内部网盘等方式进行分发。
3.在线查看的文档关联
在制订好的人员和流程范围内，将文档通过快捷链接的方式发布到内部平台，方便所有人进行浏览。
六、 总结
软件项目管理文件管理是一个非常重要的工作，它不仅能够规范软件项目的行为，而且能够提高工作效率、防止风险，加快软件开发的重要环节。制定好项目管理文件管理制度的大纲是必不可少的，需要从计划、规范、流程、权限等四个方面进行细分，建立日志，进行审核和发布。只有这样才能最大化地保证软件项目管理文档的效率和质量，在敏捷开发环境中展现出更好的应用价值。
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