十种会计原始凭证 会计原始凭证存档整理步骤及保管方法

"会计原始凭证如何存档 会计原始凭证存档整理步骤"

当涉及到会计凭证的存档时，这个过程是非常关键且需要严格遵守的。在这篇文章中，我将会从以下五个维度来详细描述会计原始凭证如何存档及存档整理步骤：

维度一：凭证的分类

首先，为了方便存档和检索，我们需要对凭证进行分类。将收据、购物清单、发票、支票、银行对账单等不同的凭证分类存放，确保每个类别都有统一的存档方式。

其次，根据每个凭证所属的时间段，再将其分为月度、季度和年度。这可以便于您将来查找或者复印凭证时，能更快地快速找到相关的凭证。

维度二：凭证的数字化存储

如果您的公司已经实行数字化管理，可以考虑将这些凭证扫描成PDF格式的文档。这个过程不仅可以省去物理空间，还可以提高文档的保密性。确保您保存了原件，以防需要进行纠错或者复印等操作时使用。

在存储数字凭证时，为了方便后期查阅管理，最好针对每个凭证进行命名，命名可以按照凭证类型、日期、时间、发票号码等信息进行标注。

维度三：凭证的存放位置

凭证的存储位置需要非常谨慎，必须放置在安全且不易受损的地方，例如专门的档案室或已经防火、防水、防震的架子上。如果存放的是纸质文件，一定要用酸滑纸或者其他防腐蚀材料进行包装，以避免在存储期间腐烂和损坏。

在存档方面，建议将凭证封装在透明的文档袋中，缩小数据库中凭证的丢失率。如果您使用数字化存储，最好同时保存数字化凭证和纸质文件，以防电子文件因各种原因丢失的情况。

维度四：凭证的保密性

随着技术的进步，数字化管理也越来越普遍，但这并不表明数字化存储就比纸质存储更安全。无论您选择使用哪种存储方式，都需要采取措施来保护凭证的保密性。建立相关凭证的保密级别，对于保密级别高的凭证，最好在数字化存储时添加密码功能，避免泄露。

此外，除了数字存储，建议将某些重要凭证与一些其他的文件存储在一起。这也可以保护凭证的保密性，防止非授权人员获取到。

维度五：凭证的使用及销毁

对于凭证的使用，应该建立统一的使用制度，严格控制凭证的查阅和使用权限，以避免不必要的麻烦。凭证文件的销毁也应该受到重视。按照规定，凭证应该在规定时限内进行销毁，按照销毁程序进行处理。销毁前应该记录下销毁的时间和方式，同时，销毁也需要得到管理员的认可。

所以，从分类凭证开始到文件的管理和销毁，将会计凭证存档方式梳理清楚非常重要。正确的梳理凭证以及整理方法和细心的存档，不仅可以优化管理和提高运营效率，还可以减少存档操作时发生的错误和泄密风险。

"会计原始凭证如何存档 会计原始凭证保管方法"

在日常会计工作中，会计原始凭证的存档和保管是至关重要的。保管得当的会计原始凭证不仅可以为企业的财务情况提供准确的证据，还可以为日后的审计和查询提供便利。那么，会计原始凭证应该如何存档，保管方法又是怎样的呢？下面我们将对此进行详细介绍。

数字化存储

对于会计原始凭证，数字化存储已经成为了一种趋势。通过数字化存储，可以将大量的纸质凭证便捷地转化为电子文件，不仅方便了存储和管理，还可以有效地节约空间和人力成本。用友畅捷通的好会计软件就提供了便捷的数字化存储功能，可以帮助企业轻松实现凭证的扫描、上传和管理。

另外，好会计软件还具备安全可靠的数据加密和备份功能，可以保障凭证信息的完整性和可靠性，避免意外数据丢失带来的风险。

定期归档

除了数字化存储，会计原始凭证的定期归档也至关重要。对于纸质凭证，应该按照一定的时间周期进行分类、整理和归档，确保每一张凭证都能够清晰地被找到。而对于电子凭证，也应该进行定期的整理和归档操作，保证数据的整洁和清晰。

定期归档是企业规范管理的必要步骤，好生意软件是一款功能强大的业务软件产品，不仅可以帮助企业高效管理进销存等业务数据，还可以实现对会计原始凭证的定期归档和管理，从而为企业提供更加便捷的管理体验。

权限管理

在存档和保管会计原始凭证的过程中，权限管理显得尤为重要。企业需要建立健全的权限制度，确保只有经过授权的人员才能进行凭证的查阅和管理，这样可以有效防止凭证被恶意篡改或丢失的情况发生。好业财软件作为一款专业的财务管理软件，提供了完善的权限管理功能，可以帮助企业实现对凭证的精细化权限管控。

通过合理设置权限，企业可以灵活地控制各个岗位或部门对会计原始凭证的操作权限，从而最大程度地保障凭证信息的安全性和保密性。

定期备份

会计原始凭证作为财务数据的重要组成部分，其数据的安全备份也显得尤为重要。定期备份可以帮助企业在系统故障或数据丢失时快速恢复凭证信息，从而保障企业财务数据的完整性和可靠性。

好会计软件和好生意软件均提供了定期自动备份功能，可以帮助企业轻松实现会计原始凭证数据的安全备份，为企业的财务数据安全提供有力保障。

物理保管

尽管数字化存储已经成为了一种趋势，但对于纸质凭证，物理保管仍然不可或缺。企业需要为会计原始凭证准备专门的存储空间，对纸质凭证进行规范的分类和整理，并做好防火防水防盗等安全措施，以确保凭证的安全和完整。

好会计软件和好业财软件的数字化存储和物理保管相结合，可以为企业提供全方位、多层次的会计原始凭证管理方案，为企业财务管理保驾护航。

综上所述，会计原始凭证的存档和保管是财务工作中至关重要的一环。如果您的企业还未拥有一套专业的财务软件或业务软件产品，建议您考虑用友畅捷通的好会计软件或好生意软件，它们将为您的会计凭证管理提供全方位的解决方案。

十种会计原始凭证相关问答

问：什么是“现金收据”？

答：现金收据是指企业在收到现金后，签发给付款方的一种会计原始凭证。它记录了付款方支付现金的时间、金额、用途等重要信息。

问：什么是“银行存款凭单”？

答：银行存款凭单是指企业向银行存款时，银行出具的证明凭证。它记录了存款的时间、金额、账户信息等内容。

问：什么是“进项发票”？

答：进项发票是指企业购买商品或接受服务时，供应商开具的发票凭证。它是企业用于申报增值税的重要依据。