财务软件数据如何归档（财务软件数据怎么备份）

本文为您提供了有关财务软件数据如何归档和财务软件数据怎么备份相关的财务软件知识，同时对于相关内容有详细的解答，相信对于财务软件使用的你一定有帮助。

本文目录：

• 1、电算化会计档案如何管理
• 2、用友财务软件如何备份数据?
• 3、金蝶软件财务数据如何备份
• 4、ERP软件形成的档案材料如何归档管理
• 5、财务档案如何整理
• 6、用友财务软件如何备份?

电算化会计档案如何管理

张秀娟

(河南省有色金属地质矿产局)

一、电算化会计档案管理概述

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

二、电算化会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定:

(1)电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

(2)对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

(3)采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

(4)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

三、目前电算化下会计档案管理存在的问题

(1)电算化会计档案本身性质带来的问题。电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用;《会计档案管理办法》第十二条规定:采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生:一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一旦出现故障，则部分账务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。

(2)会计档案管理制度不完善。准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计信息的真实性就难以保证;再者，电算化条件下，会计数据的高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。

(3)缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。众所周知，电算化下的档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。

四、电算化会计档案管理问题形成的原因

(1)对会计电算化本身理解的偏差。我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网，以及注册自己的网站，根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。

(2)尚未引起有关部门的重视。不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。

(3)缺乏明确的规章制度。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。从而只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

(4)电算化会计软件升级快。由于会计电算化软件近年来频繁更换和升级，原相关的会计软件和文档资料也容易出现不相兼容的情况，如果处理不当这部分会计资料不仅得不到有效的保管和发挥应有作用，同时也不符合内部控制制度的要求。

五、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善电算化下会计档案管理各项制度

会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是:

(1)建立电算化会计档案的归档制度。首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存储于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等，建立电算化会计档案保管制度。一般情况下，企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理，发现纸质档案有损坏要进行修补，而对磁性介质档案每年应进行一次复制，以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后，将会计信息记录在一次性刻写光盘上。这样不仅光盘有效保存期限长(超过15年)，完全能够满足一般会计账簿保管的需要而且一次刻录后，光盘不再能重复擦写，可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。

(3)建立严格的借用手续制度。要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度，电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务(档案)室，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

2.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础;同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

3.重视理论研究，提高思想重视程度

电算化会计档案管理的理论基本问题研究透彻了，会计软件的研制就有了明确的方向和目标，才能更符合实际工作的要求，更好地服务于会计工作，以实现会计电算化的效益原则。

实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。

与此同时加大会计法规实施力度，强化单位负责人的第一负责人意识，增强法纪观念，做到有法必依，执法必严，违法必究，从而使会计违规违法行为无立足之地。

六、结论

电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

参考文献

张前.2001.电算化环境对会计档案的影响及管理要求.

李新惠.2002.电算化会计档案应注意的问题.

郭利萍.2002.电算化会计档案制度的建立.

用友财务软件如何备份数据?

1、创建一个文件夹"手动备份"，然后在创建一个带有当前日起的文件夹。登录软件系统管理：系统--注册--admin登陆，点击确定就行了。一般admin的密码为空。然后在帐套--备份，这样会弹出一个小的对话框。

2、在小窗口中间处，我们可以看到一些帐套信息，选择你要备份的帐套，点击确定就行了。然后软件就会自动的备份帐套的信息，这时间等待软件自己反映即可。

3、等待软件自己反应完全，会看到一个小对话框。默认是在C盘下，然后选择第一步你所创建的文件夹即可。

这里一定要注意文件夹要双击到最底层的目录，可以看一下下面的5月27日文件夹是打开的状态，很多财务会计人员在使用财务软件时就点到5月27，不双击，这样就备份不到这个目录下了。

4、备份完全之后，进入到创建的文件夹里面，就可以看到两个文件，着说们我们备份成功了。

5、账套数据是要及时的备份的，一般为一个月备份一次。同时要在U盘或者硬盘上面做二次的备份，以免电脑重做系统或者电脑硬盘出现故障，导致数据的丢失。

参考资料：百度百科用友财务软件

金蝶软件财务数据如何备份

1、登陆到安装金蝶服务端的电脑或者服务器上，会在桌面上看到下面这两个图标，一个是用于登陆管理做账的客户端，一个是用来管理账套的后台。我们备份账套使用的是后台管理这个。

2、双击登陆以后，会出现账套的管理界面，如下所示，点击需要备份的账套名称后面的更多图标。

3、会出现多个选项，可以看到备份账套有手动备份、自动备份和云盘备份。

4、先使用手动备份，点击手动备份，弹出新的窗口，这个窗口里选择账套的保存位置，默认是在桌面，选择账套名称，默认是账套名称加上当前日期。

5、点击确定后会自动保存，保存完毕后就会弹出提示窗口，提示保存了两个账套文件。

6、然后在桌面上就能看到保存好的账套文件。

ERP软件形成的档案材料如何归档管理

ERP软件与档案管理软件主要是实现归档数据的整合,简而言之,ERP系统中形成的具有归档价值的属性信息及电子文件都有必要归入到档案管理系统中来,比如生产形成的产品文档数据、销售订单信息、销售合同等通过接口程序转换到档案管理系统软件中来，相关信息转换到档案管理软件中再按照档案管理规则进行立卷整理。

财务档案如何整理

根据规定，下列会计资料应当进行归档：

1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

2

单位会计管理机构临时保管会计档案有何时限要求？

单位的会计机构或会计人员所属机构（统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

3

单位会计管理机构在办理会计档案移交时应注意哪些问题？

单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

4

单位保存的会计档案能否对外借出？

单位保存的会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

5

单位委托中介机构代理记账的，应注意哪些问题？

单位委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

6

建设单位在项目建设期间形成的会计档案何时需要移交？

建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

用友财务软件如何备份?

问题一：用友财务软件如何备份数据? （1）手工备份

1.打开系统管理窗口,用 admin(单位可能改了)身份进行注册.单点账套下的输出选项,系统弹出账套输出对话框,选择需要备份账套.

2.单点确认,系统开始出现正在备份的进度提示,最后系统提示选择备份的目标文件夹.

3.选择好目标文件夹后,单点确认,系统将数据备份到指定的文件夹中. 自动备份

1.打开系统管理,以admin身份登录

2.在系统下选择设置备份计划,系统弹出设置备份计划对话框

3.单点增加,系统弹出设置备份计划对话框

在此填入自动备份设置信息,比如每天15:48备份008账套

计划编号:001

计划名称:备份008账套

备份类型:账套备份

发生频率: 每天

开始时间:15:48:00(备份时间最好选择没有使用软件时,但服务器没有关掉)

有交触发: 2小时

...

4.单点退出保存设置. （2）设置取数公式,让每个资负表的项目联系起会计的总帐科目余额来.还有就是没有发生额的情况下,即便设置有公式了,那也是没数据的。

问题二：用友软件如何备份。 可以手工备份及自动备份，自动备份需要在系统管理里面设置备份计划

手工备份 进入系统管理--帐套--输出。

问题三：用友U8财务软件，如何进行数据备份！！急急急急~~~~~~~ 用admin登录系统管理--》帐套--》备份（要备份的帐套）选择备份目录，就OK了

问题四：用友财务软件做账了每天都要备份吗？备份之后资料在哪里找得到呢？怎样备份呢？ 建议每天都做备份，以防数据丢失。备份的文件建议在E盘或F盘创建一 用友自动备份文件夹。都备份到此目录下方便查找。

问题五：用友财务软件如何备份数据? 10分 用友财务软件以ADMIN的身份进入“系统管理”--账套--恢复--就可以导入数据了。

问题六：T6用友财务软件里的帐套备份什么情况下用怎么用 软件的备份有两种：自动备份 手工备份。

建议用户定期做手工备份，当然以下情况最好备份：感觉电脑不太稳定 或者要更换电脑 或者需要重新做系统。

一般情况下 即使你没有备份 只要硬盘没有坏，即使系统崩溃了 用友软件的数据也不会丢失的。只是恢复的时候需要专业工程师 来修复。

备份步骤：系统管理--系统--注册--用户名 admin---帐套---输出--选择帐套----确定。建立梗个空文件夹。当软件提示 选择备份位置的时候 选择刚才新建的文件夹 注意：选择的文件夹 一定要双击张开。

问题七：用友软件u8年底结账时怎么做备份 进入系统管理里面，有两种备份，一种是年度账备份，一种是账套备份，知道年度账备份是按账套的每一年建一个备份文件。北京中兴通用友实施工程师做了以下总结：

一般都是用帐套备份,帐套备份是用系统管理员帐户进去备份,年度备份是用帐套主管身份进去备份.年度备份只能是一个年度一个年度的备份,帐套备份是备份截止当前日期的所有数据.用友的账套分建账账套备份和年度账套两种，一个建账账可以包含多个年度账套。

年度账备份恢复的话只能恢复一个年度,帐套备份恢复的话可以恢复所有年度。年度账备份一次只能备份一个指定年度的数据；而账套备份可以备份整个账套的数据(包括公共数据和所有年度的数据)。账套恢复的时候，引入年度账备份只能恢复指定年度的数据，引入整个账套备份可以恢复整个账套(包括所有年度)的数据。备份、恢复整个账套，只有系统管理员admin才有权限；备份、恢复年度账的话，账套主管就有权限。你用系统管理员备份一个单位的账套，就同时备份了所有年份的资料，恢复的话也是同样，不用一个年度一个年度的导入恢复~账套备份包括所有年度，必须admin才能备份；年度备份只能按年备份，账套主管就可以备份了。

用友ERP-U8年度账备份

年度账的输出作用和账套输出的作用相同。年度账的输出方式对于有多个异地单位的客户的及时集中管理是有好处的。例如：中兴通用友总部在北京，其天津分公司每月需要将最新的数据传输到北京。此时第一次只需上海将账套输出（备份），然后传输到北京进行引入（恢复 备份），以后再需要传输数据时只需要将年度账进行输出（备份）然后引入（恢复备份）即可。这样方式使得以后传输只传输年度账即可，其好处是传输的数据量小，便于传输提高效率和降低费用。

操作步骤：

1、以账套主管身份注册，进入系统管理模块。然后点击年度账菜单下级的输出功能进入。

2、此时系统弹出输出年度数据界面，在选择年度处列示出需要输出的当前注册账套年度账的年份（为不可修改项），点击确认进行输出。此时系统会进行输出的工作， 在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径（此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如：E:\backup下等等）。

注意事项：只有具有该账套的年度账账套主管权限的操作员，可以进行输出对应年度账的数据；如果将删除当前输出账套同时选中，在输出完成后系统会确认是否将数据源从当前系统中删除。

问题八：用友软件中如何对凭证进行备份 只要总账，把凭证备份出来就可以了。添置凭证就能输出凭证的，不过很你要一个月一个月的备份。

问题九：用友财务软件 如何导出顺时帐 如果你是要导出三栏明细帐的话，订以这样操作：

总帐--明细帐-三栏明细帐

然后最上边菜单栏有“输出”项，选择该项就可以导出三栏明细帐到excel表格了。

问题十：用友财务软件如何备份数据? （1）手工备份

1.打开系统管理窗口,用 admin(单位可能改了)身份进行注册.单点账套下的输出选项,系统弹出账套输出对话框,选择需要备份账套.

2.单点确认,系统开始出现正在备份的进度提示,最后系统提示选择备份的目标文件夹.

3.选择好目标文件夹后,单点确认,系统将数据备份到指定的文件夹中. 自动备份

1.打开系统管理,以admin身份登录

2.在系统下选择设置备份计划,系统弹出设置备份计划对话框

3.单点增加,系统弹出设置备份计划对话框

在此填入自动备份设置信息,比如每天15:48备份008账套

计划编号:001

计划名称:备份008账套

备份类型:账套备份

发生频率: 每天

开始时间:15:48:00(备份时间最好选择没有使用软件时,但服务器没有关掉)

有交触发: 2小时

...

4.单点退出保存设置. （2）设置取数公式,让每个资负表的项目联系起会计的总帐科目余额来.还有就是没有发生额的情况下,即便设置有公式了,那也是没数据的。

www.bjufida.com 在上述内容中已对财务软件数据如何归档和财务软件数据怎么备份的内容作出了详细的解答，内容对于您解决财务软件相关问题一定有帮助。

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