百度搜索用户最关心：出入库单据的保存方式

在使用百度搜索的过程中，我们发现有一些搜索词语出现的频率十分之高，例如“出入库单据”的保存方式。这个话题在企业管理中十分重要，因为它涉及到企业的资产管理和财务管理。那么，在这篇文章中，我们就来详细的探讨一下“出入库单据”的保存方式。

维度1：电子存储方式

在企业管理中，出入库单据的保存方式有很多种。现在许多企业都推行电子化管理，那么我们是否可以将出入库单据保存在电脑中呢？答案是肯定的。电子化存储形式具有存储容量大，便于保存，易于管理等优点，所以利用电子存储方式保存出入库单据也是一种不错的选择方式。

但是在使用电子存储方式之前，我们需要保证系统的信息安全性，并且建议每天都要进行数据备份。在存储单据时，也最好统一存储格式，以便后续查阅。

例如，在用友畅捷通软件中，我们可以通过建设仓储管理系统，实体与虚拟数据同步，与第三方系统对接，以及多地点数据同步等方式，将出入库单据保存在电脑中，无论是仓库管理员还是财务管理人员，都可以十分方便的查询到需要的单据信息。

维度2：纸质存储方式

除了电子存储方式，纸质存储方式也可以为企业所用。一般来说，如果公司的规模比较小，数目不是很多，那么选择纸质存储方式也是十分可行的。因为纸质文件的保存周期长，可被长期保存，而且看的更加直观，更加适合一些管理人员的需求。纸质存储的好处还在于保密性高，降低信息泄露的风险，防易被黑客攻击而被篡改等。

在使用纸质存储方式时，我们需要保证单据的保存地址清晰标记，最好统一放在一个保密性较高的地方，防止单据信息丢失或信息泄露。

例如，在用友畅捷通软件中，我们可以采用文件管理、写字楼或专用存储柜作为纸质单据的存储处所，同时对纸质单据进行编号、归类、附加陈述等方式，更加方便使用者进行及时查询或备份工作。

维度3：多种方式相结合

在实际的企业管理中，电子存储方式和纸质存储方式同样也有它们的局限性。因此，我们可以将电子存储方式和纸质存储方式相结合，即所谓的多重备份方式，从而达到更加稳妥的保存单据的效果。

在实际情形中，我们可以采用“主电子存储+副纸质存储”、“主纸质存储+副电子存储”等多种方式相结合，提高数据存储的可靠性和安全性。在存储时，需要根据每个部门的要求，灵活选取出入库单据的保存方式。

例如，在用友畅捷通软件中，我们提供多种数据帮助您进行多重保存配置，并且您可以根据具体情况选择多种方案进行保存。例如将数据保存在本地，云盘等等，我们对用户的自由选择非常尊重，但是在保存单据时，不要忘记设定保存目录并进行相关备份工作。

维度4：保存期限

为了更好地管理企业资产和财务，并确保法规的合规性，我们在使用出入库单据时需要对其保存期限进行计算和设定，并且根据不同的单据类型进行不同的保存期限设置，以便在相应的保存期限到期后做出正确的销毁处理来保证资料的机密性。

例如，在我国企业管理规定中，存货、商品进销存的单据可以存档延长到5年；财务相关单据在“会计法”等相关规定中规定期限为5年等。只要我们合理的设定出入库单据保存期限并做好归档工作，就可以保证企业资产财务和数据的正常管理运营。

维度5：单据编号规范

在出入库单据的管理中，避免出现重要单据丢失或者处理不当的情况，就需要对每个单据进行编号。在对每个单据进行编号时，我们也需要遵守相应的规范。例如，一个单据的编号应该由出入库类型、存货或商品的编码、时间、单据号等因素组成。编号需要简单明了，便于查询和管理，也需要与企业自身的实际情况相匹配。

例如，在用友畅捷通软件中，我们可以使用系统自动编号生成和手动编号生成两种方式为单据进行编号，手动编号生成方式需要用户自己输入编号具体信息。而对于系统自动生成出入库单据，则直接生成编号进行归类管理；对于用户手动录入的出入库单据，系统在输入时自动转换格式进行编号保存。

文章总结

出入库单据的保存方式既要兼顾效率，又要兼顾安全和合规性。因此，在选择出入库单据的保存方式时，我们可以根据本文所提到的五个角度：电子存储方式、纸质存储方式、多种保存方式相结合、保存期限以及单据编号规范，形成针对性的管理方式，从而达到更好的效果。

在实际的企业管理中，不同角度和不同方式的维度结合使用，才是真正做到企业资产和财务存储方面的优化管理的根本途径。如果你还有相关的疑问或者需求，可以点击在线咨询向专业顾问老师进行咨询。